Kassaratkaisun valinta on suuri päätös uudelle yritykselle.

Ensimmäisenä mieleen tulevat tietenkin kustannukset, jonka vuoksi moni valitsee aluksi pienen kassan. Se saattaa kuitenkin jäädä nopeasti liian yksinkertaiseksi. Vaikka liikevaihtoa ei aluksi tiedetä, tiedetään, kuinka monta kassatiskiä ja myyntipistettä liikkeessä on. Jos pelkää kuluja, kassajärjestelmän voi ottaa leasing-maksulla tai vuokrata kuukausimaksulla.

Kassan hankinnassa tulee ottaa huomioon sen toiminnot. Kuinka monipuolisen kassan tarvitset? Eri toimialoille on luotu omanlaisiaan ohjelmia. Esimerkiksi ravintolan, kirpputorin tai vaateliikkeen kassoilta vaaditaan erilaisia toimintoja. Kassaratkaisua valitessasi, mieti:

  • Kuinka iso yrityksesi on?
  • Mikä on yrityksesi toimiala?
  • Mitä toimintoja haluatte?
  • Kuinka monta kassakonetta tarvitsette?
  • Kuinka monta käyttäjää kassalla on?

Pienyrittäjä pärjää pienoiskassalla

Mitä tarkempaa tietoa halutaan, sitä monimutkaisempi kassajärjestelmä tarvitaan. Kuinka paljon yritykselläsi on tuotteita tai palveluita ja kuinka tarkan raportin haluatte myydyistä tuotteista? Pienen kahvilan omistajalle saattaa riittää jaottelu tuoteryhmätasolla, kun taas mitä isommaksi yrityksen liikevaihto kasvaa, sitä tarkemmin halutaan tietää, kuinka monta kahvia tai pullaa kuluu päivittäin. 

Pienimmillään kassaratkaisu voi olla pelkkä maksupääte, johon koodataan tuoteryhmät. Tätä kutsutaan pienoiskassaksi. Maksupäätteestä tulee verollinen kuitti asiakkaalle, mutta tiedot verottajaa varten pitää kirjata ylös käsin, koska päätteessä ei ole tarkkailunauhaa. Pikkukassa ja maksupääte taas ovat erillisiä laitteita, joista tulee omat kuitit. Hinta lyödään niihin molempiin erikseen. Maksupääte voi olla vaikka kannettava, kun siihen laitetaan sim-kortti.

Suuri yritys vaatii monipuolisen järjestelmän

Isot PC-kassat on integroitu maksupäätteeseen ja viivakoodinlukijaan. Yritys saa viivakoodien avulla tilastoa, kuinka monta mitäkin tuotetta on mennyt. Isoilla yrityksillä on myös asiakasjärjestelmiä, joilla seurataan asiakaskäyttäytymistä. Lisäksi esimerkiksi rautakapoissa voi olla laskutus yritysasiakkaita varten. Tällöin tarvitaan asiakaskortisto, jonka kautta ostokset ohjataan laskulle. Isojen kassajärjestelmien taustaohjelmat ovat todella monipuolisia.

Isoissa kassajärjestelmissä tuotteiden ja hintojen päivittäminen onnistuu toiselta tietokoneelta. Tällöin omistajan ei tarvitse olla kassan ääressä muuttaakseen kassan tietoja. Jos kassoja on useampi, niiden tulee olla ketjussa, ettei jokaista tarvitse päivittää erikseen. 

Kassaratkaisun valintaa helpottaa paikallinen asiantuntija, joka osaa ohjata sopivan järjestelmän hankinnassa ja ottaa kaikki seikat huomioon. Kassajärjestelmiä tai maksupäätteitä ei kannata ostaa käytettynä tai ulkomailta, koska niitä ei välttämättä saa enää uudestaan ohjelmoitua, päivitettyä tai tehtyä omistajanvaihdoksia.

Tuula Hongisto, Data Group Lappeenranta 07.09.2016