Suosittelemme

Timo Vilenius, toimitusjohtaja, Data Group Finland Oy 10.05.2017
Timo Vilenius, toimitusjohtaja, Data Group Finland Oy 10.04.2017

Avainsanat

Jaa sisältö

Nykypäivänä yritykset ovat siirtymässä enenemissä määrin helppoon pilvikäyttöiseen tapaan jakaa tiedostoja työntekijöiden ja eri sidosryhmien välillä.

Pilvikäyttöinen tiedostopalvelin näyttäytyy käyttäjän koneella kuin kovalevy tai paikallinen levyasema, vaikka onkin pilvipalvelu. Käytännön kannalta näissä onkin vain yksi ero: tiedostot sijaitsevat oman koneen sijaan pilvessä.

Kasvavan yrityksen on usein tarpeen laajentaa yhteistyötään lukuisiin kumppaneihin ja ulkoistaa osia prosesseistaan. Laaja verkostoituminen ja tiedostojen kätevä hallinta kumppaneiden välillä onkin digimaailmassa olennaisen tärkeää toimivan liikesuhteen luomisessa. Esimerkiksi hankalat VPN-yhteydet poistuvat huolenaiheista. Käyttäjän ei enää tarvitse rakennella verkkoyhteyksiä paikasta a paikkaan b, eikä miettiä mitä softia käyttää sisäänkirjautumiseen, tiedoston avaamiseen tai niiden eteenpäin lähettämiseen.

Paremman käytettävyyden myötä liiketoiminta kehittyy kuin itsestään

Tiedostojen pitäminen pilvessä tuo mukanaan enemmänkin hyötyjä. Jokainen työntekijä ja kumppani pääsevät juuri oikeisiin tietoihin käsiksi, juuri oikeaan aikaan. Tiedostojen jako linkkien välityksellä on itseasiassa oikein käytettynä hyvinkin turvallinen tapa hallita liiketoimintaa. Linkkeihin pystyy asettamaan salasanat, aikarajoitukset ja niitä pääsee muokkaamaan vain oikeuden saajat. Alkuperäiset tiedostot ja uudet versiot pysyvät tallessa ja oikeassa järjestyksessä. Enää ei tarvitse huolehtia varmuuskopioinnin toimivuudesta tai ajankohtaisuudesta. Sähköpostit eivät enää tukkeudu ja muokkauksista jää aina jäljet pilveen. Kommentti-mahdollisuuden avulla työskentely esimerkiksi ulkoistetun graafisen suunnittelun kanssa helpottuu.

Vastuu tiedostojen säilyvyydestä on aina palveluntarjoajilla. Kätevä käyttö auttaa yritystä ja sen työntekijöitä, sekä yhteistyökumppaneita tuomaan panoksensa tuottavuuden kasvuun nopeasti ja paikasta riippumatta. Työnteko helpottuu siis merkittävästi.

Yhteinen ymmärrys auki kotimaisella asiakaspalvelulla 

Valitsemalla kotimaisen palveluntarjoajan saat lisäarvoa suomenkielisestä asiakaspalvelusta. Tämän avulla ei tarvitse miettiä kuinka muotoilla ongelmaa englanniksi tai odottaa vastausta puolta päivää saaden vain lisäselvitys-pyyntöjä. Asiakaspalvelun merkitys korostuu kun yritykset ottavat uusia toimintatapoja ja työkaluja käyttöön. Muutoksia on helpompi hallita ja toteuttaa kun ohjeet ja kannustus saadaan omalla kielellä ja työn teon kulttuuri on sama molemmille osa puolille.

Suosimalla suomalaista pystyy myös riskejä ehkäisemään paremmin. Hyvänä esimerkkinä viime syksyinen ”Safe Harbourin” eli turvasatamalain kaatuminen (lue tästä tietosuojavaltuutetun kommentit laista). Turvasatamalaki oli luotu suojaamaan eurooppalaisten yritysten henkilötietoja Yhdysvaltojen kanssa toimimisessa. Uusi laki valmistuu varmasti, mutta kriittisiä ääniä kuuluu edelleen. Käyttämällä ulkomaisia usein jopa ilmaisia palveluja tiedostosi saattavat sijaita maassa, joka ei välttämättä kunnioita yhteisiä pelisääntöjä.

10 hyvää syytä ottaa pilvipalvelu käyttöön:

1. Automaattinen varmuuskopiointi

2. Yhteensopivuus useiden eri ohjelmien kanssa

3. Helppo muokata ja lisätä kapasiteettia tarpeen mukaan

4. Tiedostojen käytettävyys kännykällä ja tabletilla

5. Kätevä kokonaisuuden hallinta

6. Selkeä kansiorakenne ja oikeuksien antaminen

7. Tarve jakaa suuria tiedostoja ja tehdä julkisia linkkejä verkkosivulle

8. Mahdollisuus käyttää ohjelmia jopa lainakoneella tai nettikahvilasta

9. Vahingon sattuessa laaja palautettavuus 

10. Ei enää pölyttyvää palvelinta, jonka elinikää ei voi ennustaa

 

Petteri Ritaluoma, Tiedonhallinnan asiantuntija, Storage IT Oy 18.02.2016

Suosittelemme

Timo Vilenius, toimitusjohtaja, Data Group Finland Oy 10.05.2017
Timo Vilenius, toimitusjohtaja, Data Group Finland Oy 10.04.2017

Avainsanat

Jaa sisältö