Modernissa maailmassa yritys tuottaa päivässä valtavia määriä tietoa ja sen järkevä hallinnoiminen on haasteellista.

Varsinkin liikkuvassa ammatissa on tärkeää löytää kevyt mukana kulkeva tapa pitää oikeita tietoja mukana. Case Study -esimerkki Asianajotoimisto Urtin ratkaisusta kertoo kuinka pilvipalveluihin siirtymällä yritys pystyy käytännössä helpottamaan liiketoimintansa arkea ja nopeuttamaan tiedon jaon prosesseja.

Asianajotoimisto Urtti on Jyväskylässä toimiva perheyritys, jossa oli mietitty jo pitkään pilvipalveluihin siirtymistä. Tiedonhallinnan ongelmat sijoittuivat sekä yleisesti yritysmaailmaan, että spesifistisesti asianajo-toimialaan: 

  • Toimialalla on tiukat salassapitosäännökset, joten asiakkaiden tietojen suojaaminen on ensiarvoisen tärkeää. 
  • Asianajajan työnkuvaan liittyy paljon etätyötä, jolloin asiakastiedot on oltava käytettävissä myös toimiston ulkopuolella. 
  • Toimiston asianajajilla ja assistenteilla tulee olla käytettävissä samat ajankohtaiset, päivitetyt asiakirjat sekä dokumentit. 
  • Työhön kuuluu usein tarve välittää isoja tiedostoja eteenpäin, esimerkiksi valokuvia. Sähköpostin kautta tämä on hankalaa, koska kuvat eivät mahdu liitetiedostoihin. 
  • Myös varmuuskopioinnin muistaminen ja oikeiden tiedostoversioiden varmistaminen on usein haasteellista ja suuren työn takana. 

Ongelmien ratkaisut ja pilvipalvelun prosessi

Pilvipalveluja harkittaessa Asianajotoimisto Urtin Elina Saarelle nousi tärkeimpänä esiin mahdollisuus saada kaikille käyttäjille aina ajankohtaiset tiedot työskentelyajasta ja – paikasta riippumatta. Automaattinen varmuuskopiointi ja tiedostojen jaon helppous, sekä salaus- ja aikarajoitukset tuovat toimintaan tehokkuutta ja ketteryyttä. On iso etu, että asiakirjoja pidetään yhdessä paikassa ja aina kun muutoksia tapahtuu tulee niistä huomiot. Näin asianajajat saavat poikkeuksetta käyttöönsä tuoreimmat asiakirjat, eikä papereiden tai tiedostojen katoamisesta tarvitse huolehtia. Lisäetuna on, että vaikka alalla edelleen käytetään paljon paperitulosteita, niiden määrä vähenee huomattavasti.

Asianajaja Elina Saari löysi paikallisen IT-toimijan Data Group Jyväskylän avulla oikean ratkaisun heidän tarjoamastaan kotimaisesta EASY Tiedostopalvelimesta. Data Groupin asiantuntija kävi toimistolla henkilökohtaisesti esittelemässä palvelua, joka olikin heidän käytössään lähes välittömästi. 

Pilvipalveluiden avulla yritykset saavat siis nopeasti nykyaikaisen ratkaisun tiedonhallinnan ja jaon sekasotkuun. Valitsemalla kotimaisen toimijan pystyy yritys minimoimaan tietoturvallisuus riskejä. USB-tikut ja sähköposti-jaot alkavat eittämättä kuulua menneisyyteen, jossa tiedostojen paikat, niiden oikeellisuus, sekä eteenpäin saaminen oli aina kyseenalaisia. 

Lue tästä ”Case Study: Asianajotoimisto” kokonaisuudessaan

 

Anna Tuomainen, Storage IT 11.04.2016